ÍNDICE

• Como funciona a aba de Locações?

• Como cadastrar uma locação?
• Garantias e Seguros
• Como funcionam e para que servem os comportamentos dos itens?
• Em qual tipo de item é necessário selecionar a opção de incluir na DIMOB?
• Mensagem automática ao alterar a vigência da próxima fatura.
• Terceiro passo das locações | Taxas de cobranças, Meios de recebimento e Notificações
• Notificações:
• Último passo das locações | Contrato de locação
• Parâmetros da locação | Administrador
• Quais são os filtros que podem ser utilizados na aba de locação?
• Lista inteligente:
• Como criar uma fatura de forma manual na locação?

• Na aba Locações, você pode gerar automaticamente as faturas de todos os contratos de locação ativos, otimizando a gestão em larga escala e o trabalho da sua equipe. Neste FAQ, explicamos tudo o que você precisa saber para aproveitar ao máximo essa funcionalidade.

Dica: dê o play no vídeo abaixo! Ele vai te mostrar, de forma simples e prática, tudo o que você precisa saber para dominar a aba de locação.

Como funciona a aba de Locações?

• Existem dois passos simples, mas indispensáveis, que devem ser feitos antes de criar uma locação: a criação do contato e do imóvel. Ao fazer isso, você facilita muito a criação.

Lembrando que na locação por temporada você também pode adicionar os itens para serem cobrados na fatura. O valor do item será dividido de acordo com a quantidade de parcelas e lançado de forma recorrente em cada fatura automaticamente.

Se você ainda não fez, te ensinamos de forma rápida nos links abaixo:

• Clique aqui para aprender a criar contato (locatário/locador)
• Clique aqui para cadastrar o imóvel

Como cadastrar uma locação?

1. Depois de cadastrar os contatos/imóveis, acesse o menu vertical do Imobzi em Gestão de Contratos (ícone de chave) > Locações. Em seguida, clique no ícone de "+" para criar uma nova locação.

Primeira etapa | Termos iniciais da locação

2. Na primeira etapa, você define qual será o "tipo da locação". Ao clicar, basta escolher o tipo desejado na lista: Residencial, Não Residencial, Comercial, Industrial, Self Storage ou Temporada.

Aviso: Caso você opte pelo tipo "Temporada", clique aqui que te mostramos como funciona, de forma mais clara, a partir do passo 3.

3. Nos Status, escolha qual será a sua locação. Você pode deixá-la como ativa, suspensa, encerrada ou até mesmo em progresso. Ou seja, você pode unificar todos os registros e organizar tudo em um único lugar.

Após criar a locação, um novo status chamado "Rescindida" fica disponível, e você poderá aplicá-lo para esses casos.

• Logo após, defina a data de início da locação e também a duração do contrato. Ao alterar o número de meses de duração do contrato, o Imobzi já calcula a data final de forma automática. Uma dica: ao ativar a opção de "contrato por tempo indeterminado", a locação será vitalícia — mesmo chegando na data de término, as faturas vão continuar sendo geradas.

2. Agora, é o momento de adicionar o imóvel — um passo simples: basta clicar em "Adicionar imóvel".

3. Adicione o contato do locatário. Funciona da mesma forma que no anterior: no ícone de "+", dá para escolher um que já esteja cadastrado na plataforma, ou até mesmo incluir mais um — e, se esse for o caso, definir qual deles será o pagador dos aluguéis.

Definição de valores

• Agora vamos partir para definição de valores. Este será o local para definirmos o valor da mensalidade da locação. Logo abaixo, te explicamos também como e para que funciona cada opção.

• Valor da locação: o valor inserido aqui será cobrado mensalmente como o aluguel.
• Modo de cobrança Normal: o aluguel é pago a cada 30 dias; dessa forma, o locatário reside primeiro e depois paga.
• Modo de Cobrança Aluguel Antecipado: o locatário paga o aluguel do mês atual antecipadamente e depois reside.
• Índice de Reajuste: o aluguel é reajustado a cada 12 meses, a partir do início da locação, usando índices como IGP-DI, IGP-M, INCC-M, INPC-IBGE, IPC-FIPE ou IPCA no Imobzi.
• Este contrato já está em andamento: selecione esta opção para gerenciar automaticamente o reajuste de locações. Se você está cadastrando uma locação nova, defina a data do último reajuste como a data de início do contrato e preencha o valor original com a primeira parcela do aluguel.
• Se estiver cadastrando uma locação retroativa — ou seja, já em andamento — insira a data do último reajuste. Importante notar que, se inserir uma data retroativa com mais de 12 meses, o Imobzi realizará automaticamente o reajuste no dia seguinte de forma automática.

Garantias e Seguros

• No campo de garantia cadastre a que foi acordada para este contrato de locação. Escolha entre: Fiador, CredPago, Caução, Seguro Fiança, Titulo de capitalização ou Nenhum. Um pouco abaixo, insira também o seguro contratado, seja ele seguro do imóvel ou seguro incêndio.

Segunda etapa | Itens de cobrança, Métodos de recebimento e DIMOB

No segundo passo podemos inserir os Itens da fatura de Aluguel. Será muito simples criá-los por aqui! 

• É nessa seção que você poderá cobrar por valores adicionais sob a locação, como o condomínio e IPTU. Além disso, aplicar bonificações na fatura (inclusive até vencimento se precisar). Adicionar um novo item é muito simples! Clique no símbolo de "+" ou em "Adicionar item", depois prossiga com a descrição, valor do Item, e logo abaixo o comportamento! Ao fazer esses pequenos passos você prepara a locação para cobra-los conforme a sua necessidade!

Como funcionam e para que servem os comportamentos dos itens?

• Cobrar do locatário: o valor inserido no item será cobrado apenas do locatário, sem vínculo com o repasse e sem ser considerado uma despesa administrada. O saldo cobrado será destinado ao caixa da imobiliária.
• Cobrar do locatário e administrar pela imobiliária: ao selecionar este comportamento, o valor do item será cobrado na fatura e também será criado um lançamento correspondente na aba de Lançamentos do Imobzi (fluxo de caixa). É necessário informar a data de vencimento da despesa e o fornecedor — por exemplo, no caso do IPTU, a prefeitura da sua cidade. Lembre-se de cadastrar o fornecedor na tela de Contatos do Imobzi. Se você estiver com a integração do PjBank ativa, também é possível selecionar a opção "pagar automaticamente no vencimento", permitindo a inclusão do código de barras do boleto para pagamento automático. O valor deste item aparecerá como negativo no repasse, na conta do locador, permitindo que ele visualize no recibo que essa despesa foi paga.
• Cobrar do locatário e repassar para o locador: ao selecionar este comportamento, o valor do item será cobrado na fatura e somado ao valor do repasse para o locador.
• Creditar o locatário: ao selecionar este comportamento, o valor do item será descontado da fatura, mas não será descontado no repasse. Isso significa que a imobiliária deverá ter esse valor em caixa para realizar o repasse integral ao locador.
• Creditar o locatário e descontar do locador: ao selecionar este comportamento, o valor do item será descontado da fatura do locatário e o mesmo valor será descontado no repasse da conta do locador.
• Descontar do Locador: Com esse novo comportamento, o valor é descontado direto no repasse ao proprietário, sem aparecer na fatura do inquilino e sem alterar o valor total a ser pago. Esse desconto será exibido como “Descontos locador” nos detalhes da fatura. Ideal para manutenções, taxas extras ou qualquer ajuste que precise ser repassado diretamente ao locador.
• Cobrar do Locador e Administrar pela Imobiliária: Essa opção também faz a cobrança direto do locador, sem impactar a fatura do inquilino. A diferença é que o item será administrado pela imobiliária, ficando visível apenas na conta do locador.

Como configurar cobranças recorrentes e parcelas em um item

• Caso você precise cobrar um item mensalmente, isso é possível! Basta ativar a opção de "recorrente". Além disso, pode selecionar a "Quantidade de parcelas" do item, e ao lado a "Parcela atual" do item, veja no GIF abaixo:

Ao incluir "999" no campo de "Quantidade de parcelas" o item será cobrado por tempo indeterminado.

Em qual tipo de item é necessário selecionar a opção de incluir na DIMOB?

• Inclua na DIMOB os itens que podem ser considerados renda para o proprietário (Multas, por exemplo). Para as despesas do imóvel como IPTU, Condomínio, obra etc não será necessário.

Como cobrar taxa de administração sobre um item cobrado na fatura?

• Para estes casos selecione a opção de Descontar taxa de administração.

• Abaixo dos itens da fatura de aluguel podemos consultar o valor atual da fatura e a data de referência da próxima geração.

• Para alterar a data de referência das faturas, clique "ícone de lápis" e preencha os campos de "Data de inicio" e até mesmo a de vencimento conforme achar necessário. Facilitamos o seu planejamento, caso precise que a fatura seja gerada a partir de um determinado mês é aqui que você define.

Mensagem automática ao alterar a vigência da próxima fatura.

• Ao alterar a vigência da próxima fatura e salvar a locação, será exibida uma mensagem automática nas atividades da locação, informando a alteração realizada.
• Agora, essa mensagem também apresenta a data exata em que a próxima fatura será gerada, proporcionando mais clareza sobre o novo cronograma de faturamento. 

Configurações de cobrança

• Por aqui, podemos definir os Meios de recebimento para a locação, assim você define como os inquilinos (locatários) poderão pagar as faturas geradas pela locação.
• Caso já possua integração, basta selecionar a conta que deseja utilizar para os repasses.

• Caso não possua integração, habilite a opção “Sem integração” e selecione o método desejado, conforme o exemplo abaixo:

Oferecemos as seguintes possibilidades:

• Cartão, boleto e Pix: Os três métodos ficam disponíveis, facilitando o pagamento. Para que funcionem corretamente, é necessário que a integração com o PJBank esteja ativa.
• Boleto bancário: A fatura será gerada automaticamente e registrada no PJBank, com a possibilidade de repasse automático em D+2.
• Dinheiro: A fatura também será gerada automaticamente, com a informação "A fatura será paga através de dinheiro". Nesse caso, será necessário realizar a baixa manual da fatura e o repasse ao locador também de forma manual.
• Cartão de crédito: Quando essa opção estiver ativa, o pagamento poderá ser feito apenas com o cartão cadastrado pelo cliente (locatário). Também é possível optar pelo parcelamento, limitado à quantidade de parcelas liberada na locação.
• Transferência: A fatura será gerada automaticamente, com a informação "A fatura será paga através de transferência". Assim como no pagamento em dinheiro, será necessário fazer a baixa manual da fatura e o repasse ao locador manualmente.
• Você pode configurar qual conta bancária será exibida na fatura para que o locatário possa realizar a transferência. Para isso, acesse no Imobzi o menu "Administrador > ícone" da locação e preencha os dados da sua conta bancária no campo Dados para transferência.

Saiba como realizar a quitação da fatura de forma manual: Clique aqui

Saiba como quitar o repasse de forma manual: Clique aqui

Ao selecionar a opção de boleto bancário a fatura será criada e enviada ao PjBank para registro do boleto caso você tenha a integração, desta forma você poderá contar com os benefícios de baixa automática do boletos em D+2 e repasse automático, ao selecionar o meio de recebimento dinheiro ou transferência a fatura também será gerada de forma automática, mas a baixa da fatura e a realização do repasse devem ser realizados de forma manual no Imobzi,

• Logo abaixo, as configurações de multa e juros podem ser ajustadas conforme a política da imobiliária. Há duas formas de realizar esse processo: caso a alteração seja para uma única locação, basta editar diretamente na ficha, como mostra o print. Já para aplicar em todos os contratos, acesse Administrador > Locações e defina os parâmetros desejados — o que torna a gestão mais prática.

• No final da segunda aba das locações, podemos selecionar opções de:

Calcular IRRF automaticamente: Ao selecionar essa opção o imposto de renda desta locação será retido na fonte e você pode emitir um informe de rendimentos na aba de Receita federal do Imobzi, vale ressaltar que o imposto de renda é obrigatório ser retido na fonte quando o locatário é pessoa jurídica e o locador pessoal física, conforme a lei N° 7.713 de 22/12/2010;

Deduzir da base de calculo do IRRF a Taxa de administração: Ao selecionar essa opção o IRRF será calculado levando em consideração a taxa de administração da locação, caso não selecione o IRRF será sobre o valor bruto do aluguel;

Gerar nota fiscal automaticamente: Ao selecionar essa opção podemos gerar a nota fiscal da taxa de administração da locação, lembrando que é necessário configurar a integração com o Enotas, para saber mais detalhes acesse este artigo abaixo:

? Como gera nota fiscal de maneira automática no Imobzi: Clique aqui para saber como

Incluir na DIMOB automaticamente: Selecione esta opção essa locação será incluída para geração de um relatório da Dimob, saiba mais sobre este assunto no artigo abaixo:

? O que é DIMOB e como exporta-lá? Clique aqui para saber mais detalhes

Terceiro passo das locações | Taxas de cobranças, Meios de recebimento e Notificações

• Chegando no terceiro passo da locação, podemos definir as configurações de Taxa de administração, repasse e também as notificações.

• Escolha o tipo de administração, que são: Locação administrada pela imobiliária, Reter somente 1º aluguel ou Imóvel próprio.

• Defina a porcentagem da taxa de administração e a porcentagem da taxa do 1° aluguel.

Dica: lembrando que você também pode parcelar a taxa do primeiro aluguel

Vale ressaltar que, caso a taxa de administração esteja marcada para cobrar menos de 100%, a taxa de administração será cobrada em conjunto, sendo que o cálculo será feito com base no valor restante do aluguel (valor bruto do aluguel - valor da taxa do 1º aluguel = valor restante do aluguel).

• Selecione o meio de repasse, ele pode ser manual ou automático (Caso marque a opção automática, será necessário definir também se o repasse terá um dia fixo ou se o repasse vai acontecer em X dias corridos após o recebimento do aluguel, e sempre será necessário dar a baixa no repasse na conta dos locadores.)

Para saber os detalhes da conta dos locadores, clique aqui

• Ao lado você define se este imóvel se encaixa na modalidade de aluguel garantido (Ao selecionar essa opção é gerado um saldo a pagar automaticamente para o proprietário na tela de contas dos locadores)

Repassar multa e juros para o locador: Marcando esta opção se o locatário pagar a fatura em atraso o valor de multa e juros serão repassados.

Beneficiários: Aqui você define o contato que irá receber o valor de repasse em sua conta bancária, por padrão o Imobzi seleciona o proprietário como beneficiário, mas você pode selecionar outro contato como beneficiário.

É de extrema importância o cadastro da conta bancária no beneficiário e locadores, sempre cadastre essa informação com muita atenção no cadastrado do contato, para que não aconteça nenhum erro no repasse.

• Chegando ao fim da terceira aba das locações, podemos gerenciar quais notificações automáticas o Imobzi pode enviar para os contatos da locação.

Notificações:

Enviar por e-mail fatura para o locatário: envia automaticamente a fatura do aluguel para o e-mail do locatário quando ela é gerada.

Enviar por WhatsApp a fatura para o locatário: Envia automaticamente a fatura do aluguel para o WhatsApp do locatário, caso a integração esteja ativa.

Enviar para o locatário cobrança de fatura em atraso: Envia lembretes automáticos de cobrança após o vencimento da fatura (3, 7, 10, 15, 20 e 25 dias de atraso).

Enviar aviso para o fiador quando a fatura estiver em atraso: Notifica automaticamente o fiador por e-mail quando houver inadimplência na locação.

Enviar aviso para o locador quando a fatura estiver em atraso: Informa o proprietário (locador) sempre que a fatura do locatário permanecer em atraso.

Enviar por e-mail o extrato de repasse para o locador: Envia automaticamente ao locador um PDF com o demonstrativo do repasse realizado.

Enviar por WhatsApp o extrato de repasse para o locador: Envia o demonstrativo de repasse ao locador via WhatsApp.

Enviar lembrete para locatário de seguros a vencer para renovação: Envia um aviso ao locatário antes do vencimento do seguro, lembrando sobre a renovação.

Enviar lembrete para locatário de garantia a vencer para renovação: Envia um aviso antes do vencimento da garantia da locação para que ela seja renovada.

Enviar aviso de reajuste de aluguel para o locatário: Notifica o locatário quando houver reajuste no valor do aluguel.

Enviar por WhatsApp aviso de reajuste de aluguel para o locatário: Envia essa mesma notificação de reajuste pelo WhatsApp, utilizando a integração disponível.


Último passo das locações | Contrato de locação

• Seguindo para a ultima tela, você pode anexar documentos em sua locação e também selecionar um modelo de contrato, por padrão o Imobzi já contém alguns contratos.

 Para saber como parametrizar o seu modelo de contrato, Clique aqui

• Clique em concluir para salvar sua nova locação.

Parâmetros da locação | Administrador

• Nos parâmetros da locação, na tela de administrador, existe a opção "Quitar automaticamente itens administrados no financeiro ao receber a fatura". Ao ativá-la, o sistema quita automaticamente os itens administrados ligados à fatura assim que ela for paga, usando a mesma data de pagamento.
• Se preferir fazer esse controle de forma manual, com mais detalhes, é só desativar a opção e quitar os itens administrados manualmente.

Quais são os filtros que podem ser utilizados na aba de locação?

• Com a locação criada, você já pode gerenciá-la de forma simples! Na aba de Locação, utilize os filtros disponíveis: basta clicar na barra de busca para filtrar por informações específicas, como nome, e-mail, CPF ou CNPJ do beneficiário ou parceiro. Ao digitar qualquer dado que você lembrar do locador ou do inquilino, o sistema exibirá automaticamente todas as locações relacionadas a essa informação.

• Assim, a consulta fica muito mais prática, rápida e precisa, ajudando você a localizar exatamente quem procura em poucos segundos.

Lista inteligente:

Na lista inteligente, você pode filtrar as locações utilizando as opções de:

• Todos
• Ativos (exceto temporada)
• Ativos (somente temporada)
• Ativos (com tempo indeterminado)
• Ativos (com faturas em atraso)
• Ativos (com aluguel garantido)
• Ativo (com erros ao gerar a fatura)
• Em progresso (Imobiliária Digital)
• Pendências no checklist
• Calendário de Temporada
• À reajustar
• Sem reajuste
• Rescindidos
• Suspensos
• Encerrados
• A Encerrar
• Em viagem
• Garantia à vencer
• Garantia vencidas
• Seguros e adicionais à vencer
• Seguros e adicionais vencidos

Como criar uma fatura de forma manual na locação?

• É possível criar faturas manualmente dentro de uma locação. Para isso, acesse a locação desejada, clique na seção Faturas e selecione o botão +. Em seguida, preencha os dados da fatura normalmente. Essa opção pode ser utilizada para registrar serviços relacionados à locação ou outras cobranças que você deseja adicionar.
  
  
  

• Essa fatura é referente à cobrança de aluguel?: Ao selecionar essa opção, o sistema utiliza os dados padrão da locação para preencher as informações automaticamente, tornando o cadastro mais rápido.
  
  
• Esta fatura é referente a uma locação: Ao informar que a fatura está vinculada a uma locação, o sistema verifica se deseja atualizar o vencimento da próxima fatura com base na última data gerada ou manter a programação atual.

  Dessa forma, você consegue criar faturas manualmente sem alterar o fluxo de geração automática das próximas cobranças.

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