Artigos sobre: ERP / Gestão de Locação

Como criar uma locação?



Como funciona a tela de Loca√ß√Ķes?



Antes de iniciarmos o cadastro de uma locação, é necessário que você tenha cadastrado antecipadamente os contatos de sua locação, ou seja, locatário, locador e até mesmo um fiador na aba de contatos, também é necessário estar cadastrado o imóvel da locação que deseja criar. Um outro detalhe muito importante é que após a locação estar cadastrada e com o status de ativa, as faturas por padrão são geradas com 10 dias de antecedência do vencimento do aluguel, ou seja, uma locação com vencimento no dia 20, terá sua fatura gerada automaticamente todo dia 10.

Passos indispens√°veis

Como cadastrar um novo contato?

Como cadastrar um imóvel?

Cadastrando uma locação



Agora que você já cadastrou os seus contatos e seus imóveis, acesse o menu vertical esquerdo do Imobzi e vá até o ícone da gestão de locação, ele está simbolizado por uma chave, clique no ícone de "+" verde para criar uma nova locação.



Primeiro Passo da criação da locação



Para começar o cadastro da locação, você precisa adicionar os termos iniciais da locação, e aqui estão os principais detalhes a serem explicados.

Tipo de locação: Escolha se a locação é Residencial, Não Residencial, Comercial, Industrial, Self Storage e Temporada;



Status: Escolha neste ícone o status que se encontra a sua locação, você pode deixar a mesma como ativa, suspensa, encerrada ou até mesmo em progresso após criada você poderá até mesmo rescindir a locação.



Logo ap√≥s defina a data de inicio da loca√ß√£o e tamb√©m escolha a dura√ß√£o do contrato, ao inserir o n√ļmero de parcelas a data final ser√° calculada de forma autom√°tica. Vale ressaltar que ao selecionar a op√ß√£o de "contrato por tempo indeterminado" a loca√ß√£o ser√° vital√≠cia e mesmo chegando na data de termino as faturas v√£o continuar sendo geradas;



Selecione o imóvel, você pode pesquisar pelo código do imóvel e até mesmo pelo endereço;



Selecione o locatário, clicando no ícone de "+" na cor verde, é possível incluir mais um locatário, será necessário definir o pagador dos alugueis também.



Definição de valores



Agora vamos partir para definição de valores, este será o local para definirmos ou editar a valor da locação, o modo de cobrança, o dia do vencimento dos alugueis, e o índice de reajuste da locação, também teremos a opção de cobrar proporcional junto ao segundo aluguel e este contrato já está em andamento



Modo de cobrança Normal:O aluguel é pago a cada 30 dias; dessa forma, o locatário reside primeiro e depois paga.

Modo de Cobrança Aluguel Antecipado: O locatário paga o aluguel do mês atual antecipadamente e depois reside.

√ćndice de Reajuste: O aluguel √© reajustado a cada 12 meses a partir do in√≠cio da loca√ß√£o, usando √≠ndices como IGP-DI, IGP-M, INCC-M, INPC-IBGE, IPC-FIPE ou IPCA no Imobzi.

Este contrato j√° est√° em andamento: Selecione esta op√ß√£o para gerenciar automaticamente o reajuste de loca√ß√Ķes. Se voc√™ est√° cadastrando uma loca√ß√£o nova, defina a data do √ļltimo reajuste como a data de in√≠cio do contrato e preencha o valor original com a primeira parcela do aluguel. Se estiver cadastrando uma loca√ß√£o retroativa, ou seja, j√° em andamento, insira a data do √ļltimo reajuste. Importante notar que se inserir uma data retroativa com mais de 12 meses, o Imobzi realizar√° automaticamente o reajuste no dia seguinte.

Para saber os detalhes de como funciona o reajuste autom√°tico das loca√ß√Ķes, Clique aqui`

Cobrar proporcional junto ao 2¬ļ aluguel:

Se a locação não completar 30 dias entre o início e a primeira parcela, você pode optar por cobrar a parte proporcional junto ao segundo aluguel marcando essa opção. Assim, quando a fatura do segundo aluguel for gerada, o valor proporcional será incluído na parcela. Se não quiser cobrar os dias proporcionais no segundo mês, basta desmarcar a opção.

Garantia



Chegando no campo de garantia temos que inserir a garantia que foi acordada na loca√ß√£o, podemos escolher as seguintes op√ß√Ķes Fiador, CredPago, Cau√ß√£o, Seguro Fian√ßa, Titulo de capitaliza√ß√£o e Nenhum. lembrando que voc√™ tamb√©m deve cadastrar antecipadamente os contatos das empresas, seguradoras, fiadores na aba de contatos do Imobzi.

Seguros



Aqui você pode inserir o seguro contratado para a locação, seja ele seguro do imóvel ou seguro incêndio.

Segundo passo na criação da locação



Indo para o segundo passo de suas loca√ß√Ķes, temos uma aba muito importante na cria√ß√£o da loca√ß√£o, √© o local aonde deve ser inserido os Itens da fatura de Aluguel, aqui voc√™ pode inserir os itens que ser√£o adicionados e cobrados na fatura do aluguel para o locat√°rio, como IPTU, condom√≠nio e at√© mesmo uma bonifica√ß√£o na fatura, para adicionar um novo item voc√™ pode clicar no √≠cone de "+" na cor verde, ou na op√ß√£o "adicionar item";

Você pode adicionar uma descrição de sua preferência, ao lado você precisará inserir o valor do Item, e logo abaixo fique atento ao comportamento que foi definido para cada item, veja no Gif Abaixo.



Lembrando que na locação por temporada você também pode adicionar os itens para serem cobrados na fatura. O valor do item será dividido de acordo com a quantidade de parcelas e lançado de forma recorrente em cada fatura automaticamente.

Como funciona os comportamentos do itens?



Cobrar do locatário: O valor inserido no item será apenas cobrado do locatário, mas não terá vinculo com o repasse e também não é uma despesa administrada, o saldo cobrado é destinado para o caixa da imobiliária;

Cobrar do locatário e administrar pela imobiliária; Ao inserir este comportamento o valor do item será cobrado na fatura, e também será criado um lançamento deste item na aba de lançamentos do Imobzi que seria o fluxo de caixa, ao selecionar esse comportamento também é necessário inserir a data de vencimento dessa despesa e o fornecedor, que no caso do IPTU seria a prefeitura de sua cidade e lembre-se de cadastrar o fornecedor na tela de contatos do Imobzi. Caso você esteja com a integração do PjBank ativa, é possível também selecionar a opção de "pagar automaticamente no vencimento", desta forma, é possível incluir o código de barras do boleto que deseja pagar automaticamente no vencimento, o valor deste item também aparecerá como negativo no repasse na conta do locador, para que o locador visualize no recibo que esta despesa foi paga;

Cobrar do locatário e repassar para o locador: Ao selecionar este comportamento você cobra o valor do item na fatura, e o valor também será somado no valor do repasse para o locador;

Creditar o locat√°rio; Ao selecionar esse comportamento o valor do item ser√° descontado no valor do fatura, mas no momento do repasse o valor n√£o ser√° descontado, sendo assim, a imobili√°ria teria que ter esse saldo no caixa para realizar o repasse;

Creditar o locatário e descontar do locador: Ao selecionar este comportamento o valor do item será descontado da fatura e o desconto também vai ser o mesmo no repasse na conta do locador.

Como incluir um item nas faturas em diversas parcelas do aluguel?



Para incluir um item na faturar em diversos meses, é necessário selecionar a opção de recorrente, desta forma, você pode selecionar a quantidade de parcelas do item, e ao lado a parcela atual do item, veja no Gif abaixo;



Ao incluir o n√ļmero 999 no campo de "quantidade de parcelas" o item permanecer√° vital√≠cio.

Em qual tipo de item é necessário selecionar a opção de incluir na Dimob?



Selecione a opção de incluir na Dimob em itens que são categorizados como renda para o proprietário, não é necessário incluir para despesas do imóvel como IPTU, Condomínio, obra etc.

Como cobrar taxa de administração sobre um item cobrado na fatura?



Caso você deseja cobrar taxa de administração sobre algum item da fatura, basta selecionar a opção de "descontar taxa de administração"

Lembre-se que por padrão, as faturas são criadas com 10 dias de antecedência do aluguel, ou seja, se o vencimento do aluguel acontece no dia 20, todo dia 10 de cada mês a fatura que vencerá no dia 20 será criada.

Abaixo dos itens da fatura de aluguel podemos consultar um campo na cor azul, onde podemos verificar o valor atual da fatura que será gerada, a referência do aluguel e a data que será gerada a próxima fatura.



Observe que após concluir a locação será habilitado um ícone de lápis, onde você pode editar a referência e até mesmo a data de vencimento da próxima fatura.



Configura√ß√Ķes de cobran√ßa



Chegando nas configura√ß√Ķes de cobran√ßa podemos definir o meio de recebimento desta loca√ß√£o, ou seja, como ser√° paga as faturas da loca√ß√£o, podemos escolher as seguintes op√ß√Ķes.

Boleto banc√°rio; A fatura ser√° gerada automaticamente e registrada no PjBank, com a possibilidade de realizar repasse autom√°tico em d+2;

Dinheiro; A fatura também será gerada de forma automática, com a seguinte informação "A Fatura será paga através de dinheiro", será necessário realizar a baixa da fatura, e o repasse ao locador de forma manual;

Transferência. A fatura também será gerada de forma automática, com a seguinte informação "A Fatura será paga através de transferência", será necessário realizar a baixa da fatura, e o repasse ao locador de forma manual. Você também pode escolher a conta que aparecerá na fatura para que o locatário possa realizar a transferência, para isto, em seu Imobzi acesse o menu administrador > ícone da locação e digite os dados de sua conta bancária no campo dados para transferência.

ūüĎČ Saiba como realizar a quita√ß√£o da fatura de forma manual: Clique aqui

ūüĎČ Saiba como quitar o repasse de forma manual: Clique aqui

Ao selecionar a opção de boleto bancário a fatura será criada e enviada ao PjBank para registro do boleto caso você tenha a integração, desta forma você poderá contar com os benefícios de baixa automática do boletos em D+2 e repasse automático, ao selecionar o meio de recebimento dinheiro ou transferência a fatura também será gerada de forma automática, mas a baixa da fatura e a realização do repasse devem ser realizados de forma manual no Imobzi,

Agora podemos definir as configura√ß√Ķes de multa e juros, essas porcentagens podem ser parametrizadas nas configura√ß√Ķes do seu Imobzi, basta acessar o menu vertical esquerdo do Imobzi e clicar no √≠cone de "administrador", logo ap√≥s selecione o √≠cone de "loca√ß√£o" para parametrizar as porcentagens de multa e juros.



No final da segunda aba das loca√ß√Ķes, podemos selecionar op√ß√Ķes de:

Calcular IRRF automaticamente: Ao selecionar essa op√ß√£o o imposto de renda desta loca√ß√£o ser√° retido na fonte e voc√™ pode emitir um informe de rendimentos na aba de Receita federal do Imobzi, vale ressaltar que o imposto de renda √© obrigat√≥rio ser retido na fonte quando o locat√°rio √© pessoa jur√≠dica e o locador pessoal f√≠sica, conforme a lei N¬į 7.713 de 22/12/2010;

Deduzir da base de calculo do IRRF a Taxa de administração: Ao selecionar essa opção o IRRF será calculado levando em consideração a taxa de administração da locação, caso não selecione o IRRF será sobre o valor bruto do aluguel;

Gerar nota fiscal automaticamente: Ao selecionar essa opção podemos gerar a nota fiscal da taxa de administração da locação, lembrando que é necessário configurar a integração com o Enotas, para saber mais detalhes acesse este artigo abaixo:

ūüĎČ Como gera nota fiscal de maneira autom√°tica no Imobzi: Clique aqui para saber como

Incluir na Dimob automaticamente: Selecione esta opção essa locação será incluída para geração de um relatório da Dimob, saiba mais sobre este assunto no artigo abaixo:

ūüĎČ O que √© Dimob e como exporta-l√°? Clique aqui para saber mais detalhes

Terceiro passo das loca√ß√Ķes



Chegando no terceiro passo da loca√ß√£o, podemos definir as configura√ß√Ķes de Taxa de administra√ß√£o, repasse e tamb√©m as notifica√ß√Ķes.



Escolha o tipo de administra√ß√£o, que s√£o: Loca√ß√£o administrada pela imobili√°ria, Reter somente 1¬ļ aluguel ou Im√≥vel pr√≥prio

Defina a porcentagem da taxa de administra√ß√£o e a porcentagem da taxa do 1¬į aluguel, lembrando que voc√™ tamb√©m pode parcelar a taxa do primeiro aluguel

Vale ressaltar que, caso a taxa de administra√ß√£o esteja marcada para cobrar menos de 100%, a taxa de administra√ß√£o ser√° cobrada em conjunto, sendo que o c√°lculo ser√° feito com base no valor restante do aluguel (valor bruto do aluguel - valor da taxa do 1¬ļ aluguel = valor restante do aluguel).

Selecione o meio de repasse, ele pode ser manual ou automático (Caso marque a opção automática, será necessário definir também se o repasse terá um dia fixo ou se o repasse vai acontecer em X dias corridos após o recebimento do aluguel, e sempre será necessário dar a baixa no repasse na conta dos locadores.)

ūüĎČ Para saber os detalhes da conta dos locadores, clique aqui

Ao lado você define se este imóvel contém a modalidade aluguel garantido (Ao selecionar essa opção é gerado um saldo a pagar automaticamente para o proprietário na tela de contas dos locadores)

Repassar multa e juros para o locador: Marcando esta opção se o locatário pagar a fatura em atraso o valor de multa e juros serão repassados.

Beneficiários: Aqui você define o contato que irá receber o valor de repasse em sua conta bancária, por padrão o Imobzi seleciona o proprietário como beneficiário, mas você pode selecionar outro contato como beneficiário.



√Č de extrema import√Ęncia o cadastro da conta banc√°ria no benefici√°rio e locadores, sempre cadastre essa informa√ß√£o com muita aten√ß√£o no cadastrado do contato, para que n√£o aconte√ßa nenhum erro no repasse.

Chegando ao fim da terceira aba das loca√ß√Ķes, podemos gerenciar quais notifica√ß√Ķes autom√°ticas o Imobzi pode enviar para os contatos da loca√ß√£o.



√öltimo passo das loca√ß√Ķes



Seguindo para a ultima tela, você pode anexar documentos em sua locação e também selecionar um modelo de contrato, por padrão o Imobzi já contém alguns contratos.

ūüĎČ Para saber como parametrizar o seu modelo de contrato, Clique aqui



Clique em concluir para salvar sua nova locação.

Em par√Ęmetros da loca√ß√£o na tela de administrador, voc√™ tem a op√ß√£o de "Quitar automaticamente itens administrados no financeiro ao receber a fatura". Utilizamos essa fun√ß√£o para automatizar o processo de quita√ß√£o dos itens.
Quando essa op√ß√£o est√° ativa e a fatura for paga, se houver itens administrados vinculados a essa fatura, o sistema ir√° quitar automaticamente esses itens e a data de pagamento ser√° a mesma da fatura. Caso voc√™ prefira realizar a concilia√ß√£o banc√°ria e ter um controle mais detalhado sobre o pagamento dos itens administrados, basta desativar essa op√ß√£o nos par√Ęmetros da loca√ß√£o e realizar a quita√ß√£o manual dos itens.



Se ainda tiver d√ļvidas, n√£o hesite em contatar o nosso time de Suporte, para que possamos ajud√°-los da melhor forma poss√≠vel (Como falar com o Suporte?).

Atualizado em: 02/10/2023

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