Como funciona a tela de Locações?

Antes de iniciarmos o cadastro de uma locação, é necessário que você tenha cadastrado antecipadamente os contatos de sua locação, ou seja, locatário, locador e até mesmo um fiador na aba de contatos, também é necessário estar cadastrado o imóvel da locação que deseja criar. Um outro detalhe muito importante é que após a locação estar cadastrada e com o status de ativa, as faturas por padrão são geradas com 10 dias de antecedência do vencimento do aluguel, ou seja, uma locação com vencimento no dia 20, terá sua fatura gerada automaticamente todo dia 10.

Passos indispensáveis

Como cadastrar um novo contato?

Como cadastrar um imóvel?

Cadastrando uma locação

Agora que você já cadastrou os seus contatos e seus imóveis, acesse o menu vertical esquerdo do Imobzi e vá até o ícone da gestão de locação, ele está simbolizado por uma chave, clique no ícone de "+" verde para criar uma nova locação.

Primeiro Passo da criação da locação

Para começar o cadastro da locação, você precisa adicionar os termos iniciais da locação, e aqui estão os principais detalhes a serem explicados.

Tipo de locação: Escolha se a locação é Residencial, Não Residencial, Comercial, Industrial, Self Storage e Temporada;



Status: Escolha neste ícone o status que se encontra a sua locação, você pode deixar a mesma como ativa, suspensa, encerrada ou até mesmo em progresso após criada você poderá até mesmo rescindir a locação.



Logo após defina a data de inicio da locação e também escolha a duração do contrato, ao inserir o número de parcelas a data final será calculada de forma automática. Vale ressaltar que ao selecionar a opção de "contrato por tempo indeterminado" a locação será vitalícia e mesmo chegando na data de termino as faturas vão continuar sendo geradas;



Selecione o imóvel, você pode pesquisar pelo código do imóvel e até mesmo pelo endereço;



Selecione o locatário, clicando no ícone de "+" na cor verde, é possível incluir mais um locatário, será necessário definir o pagador dos alugueis também.

Definição de valores

Agora vamos partir para definição de valores, este será o local para definirmos ou editar a valor da locação, o modo de cobrança, o dia do vencimento dos alugueis, e o índice de reajuste da locação, também teremos a opção de cobrar proporcional junto ao segundo aluguel e este contrato já está em andamento



Modo de cobrança Normal:O aluguel é pago a cada 30 dias; dessa forma, o locatário reside primeiro e depois paga.

Modo de Cobrança Aluguel Antecipado: O locatário paga o aluguel do mês atual antecipadamente e depois reside.

Índice de Reajuste: O aluguel é reajustado a cada 12 meses a partir do início da locação, usando índices como IGP-DI, IGP-M, INCC-M, INPC-IBGE, IPC-FIPE ou IPCA no Imobzi.

Este contrato já está em andamento: Selecione esta opção para gerenciar automaticamente o reajuste de locações. Se você está cadastrando uma locação nova, defina a data do último reajuste como a data de início do contrato e preencha o valor original com a primeira parcela do aluguel. Se estiver cadastrando uma locação retroativa, ou seja, já em andamento, insira a data do último reajuste. Importante notar que se inserir uma data retroativa com mais de 12 meses, o Imobzi realizará automaticamente o reajuste no dia seguinte.

Para saber os detalhes de como funciona o reajuste automático das locações, Clique aqui`

Cobrar proporcional junto ao 2º aluguel:

Se a locação não completar 30 dias entre o início e a primeira parcela, você pode optar por cobrar a parte proporcional junto ao segundo aluguel marcando essa opção. Assim, quando a fatura do segundo aluguel for gerada, o valor proporcional será incluído na parcela. Se não quiser cobrar os dias proporcionais no segundo mês, basta desmarcar a opção.

Garantia

Chegando no campo de garantia temos que inserir a garantia que foi acordada na locação, podemos escolher as seguintes opções Fiador, CredPago, Caução, Seguro Fiança, Titulo de capitalização e Nenhum. lembrando que você também deve cadastrar antecipadamente os contatos das empresas, seguradoras, fiadores na aba de contatos do Imobzi.

Seguros

Aqui você pode inserir o seguro contratado para a locação, seja ele seguro do imóvel ou seguro incêndio.

Segundo passo na criação da locação

Indo para o segundo passo de suas locações, temos uma aba muito importante na criação da locação, é o local aonde deve ser inserido os Itens da fatura de Aluguel, aqui você pode inserir os itens que serão adicionados e cobrados na fatura do aluguel para o locatário, como IPTU, condomínio e até mesmo uma bonificação na fatura, para adicionar um novo item você pode clicar no ícone de "+" na cor verde, ou na opção "adicionar item";

Você pode adicionar uma descrição de sua preferência, ao lado você precisará inserir o valor do Item, e logo abaixo fique atento ao comportamento que foi definido para cada item, veja no Gif Abaixo.



Lembrando que na locação por temporada você também pode adicionar os itens para serem cobrados na fatura. O valor do item será dividido de acordo com a quantidade de parcelas e lançado de forma recorrente em cada fatura automaticamente.

Como funciona os comportamentos do itens?

Cobrar do locatário: O valor inserido no item será apenas cobrado do locatário, mas não terá vinculo com o repasse e também não é uma despesa administrada, o saldo cobrado é destinado para o caixa da imobiliária;

Cobrar do locatário e administrar pela imobiliária; Ao inserir este comportamento o valor do item será cobrado na fatura, e também será criado um lançamento deste item na aba de lançamentos do Imobzi que seria o fluxo de caixa, ao selecionar esse comportamento também é necessário inserir a data de vencimento dessa despesa e o fornecedor, que no caso do IPTU seria a prefeitura de sua cidade e lembre-se de cadastrar o fornecedor na tela de contatos do Imobzi. Caso você esteja com a integração do PjBank ativa, é possível também selecionar a opção de "pagar automaticamente no vencimento", desta forma, é possível incluir o código de barras do boleto que deseja pagar automaticamente no vencimento, o valor deste item também aparecerá como negativo no repasse na conta do locador, para que o locador visualize no recibo que esta despesa foi paga;

Cobrar do locatário e repassar para o locador: Ao selecionar este comportamento você cobra o valor do item na fatura, e o valor também será somado no valor do repasse para o locador;

Creditar o locatário; Ao selecionar esse comportamento o valor do item será descontado no valor do fatura, mas no momento do repasse o valor não será descontado, sendo assim, a imobiliária teria que ter esse saldo no caixa para realizar o repasse;

Creditar o locatário e descontar do locador: Ao selecionar este comportamento o valor do item será descontado da fatura e o desconto também vai ser o mesmo no repasse na conta do locador.

Como incluir um item nas faturas em diversas parcelas do aluguel?

Para incluir um item na faturar em diversos meses, é necessário selecionar a opção de recorrente, desta forma, você pode selecionar a quantidade de parcelas do item, e ao lado a parcela atual do item, veja no Gif abaixo;



Ao incluir o número 999 no campo de "quantidade de parcelas" o item permanecerá vitalício.

Em qual tipo de item é necessário selecionar a opção de incluir na Dimob?

Selecione a opção de incluir na Dimob em itens que são categorizados como renda para o proprietário, não é necessário incluir para despesas do imóvel como IPTU, Condomínio, obra etc.

Como cobrar taxa de administração sobre um item cobrado na fatura?

Caso você deseja cobrar taxa de administração sobre algum item da fatura, basta selecionar a opção de "descontar taxa de administração"

Lembre-se que por padrão, as faturas são criadas com 10 dias de antecedência do aluguel, ou seja, se o vencimento do aluguel acontece no dia 20, todo dia 10 de cada mês a fatura que vencerá no dia 20 será criada.

Abaixo dos itens da fatura de aluguel podemos consultar um campo na cor azul, onde podemos verificar o valor atual da fatura que será gerada, a referência do aluguel e a data que será gerada a próxima fatura.



Observe que após concluir a locação será habilitado um ícone de lápis, onde você pode editar a referência e até mesmo a data de vencimento da próxima fatura.

Configurações de cobrança

Chegando nas configurações de cobrança podemos definir o meio de recebimento desta locação, ou seja, como será paga as faturas da locação, podemos escolher as seguintes opções.

Boleto bancário; A fatura será gerada automaticamente e registrada no PjBank, com a possibilidade de realizar repasse automático em d+2;

Dinheiro; A fatura também será gerada de forma automática, com a seguinte informação "A Fatura será paga através de dinheiro", será necessário realizar a baixa da fatura, e o repasse ao locador de forma manual;

Transferência. A fatura também será gerada de forma automática, com a seguinte informação "A Fatura será paga através de transferência", será necessário realizar a baixa da fatura, e o repasse ao locador de forma manual. Você também pode escolher a conta que aparecerá na fatura para que o locatário possa realizar a transferência, para isto, em seu Imobzi acesse o menu administrador > ícone da locação e digite os dados de sua conta bancária no campo dados para transferência.

👉 Saiba como realizar a quitação da fatura de forma manual: Clique aqui

👉 Saiba como quitar o repasse de forma manual: Clique aqui

Ao selecionar a opção de boleto bancário a fatura será criada e enviada ao PjBank para registro do boleto caso você tenha a integração, desta forma você poderá contar com os benefícios de baixa automática do boletos em D+2 e repasse automático, ao selecionar o meio de recebimento dinheiro ou transferência a fatura também será gerada de forma automática, mas a baixa da fatura e a realização do repasse devem ser realizados de forma manual no Imobzi,

Agora podemos definir as configurações de multa e juros, essas porcentagens podem ser parametrizadas nas configurações do seu Imobzi, basta acessar o menu vertical esquerdo do Imobzi e clicar no ícone de "administrador", logo após selecione o ícone de "locação" para parametrizar as porcentagens de multa e juros.



No final da segunda aba das locações, podemos selecionar opções de:

Calcular IRRF automaticamente: Ao selecionar essa opção o imposto de renda desta locação será retido na fonte e você pode emitir um informe de rendimentos na aba de Receita federal do Imobzi, vale ressaltar que o imposto de renda é obrigatório ser retido na fonte quando o locatário é pessoa jurídica e o locador pessoal física, conforme a lei N° 7.713 de 22/12/2010;

Deduzir da base de calculo do IRRF a Taxa de administração: Ao selecionar essa opção o IRRF será calculado levando em consideração a taxa de administração da locação, caso não selecione o IRRF será sobre o valor bruto do aluguel;

Gerar nota fiscal automaticamente: Ao selecionar essa opção podemos gerar a nota fiscal da taxa de administração da locação, lembrando que é necessário configurar a integração com o Enotas, para saber mais detalhes acesse este artigo abaixo:

👉 Como gera nota fiscal de maneira automática no Imobzi: Clique aqui para saber como

Incluir na Dimob automaticamente: Selecione esta opção essa locação será incluída para geração de um relatório da Dimob, saiba mais sobre este assunto no artigo abaixo:

👉 O que é Dimob e como exporta-lá? Clique aqui para saber mais detalhes

Terceiro passo das locações

Chegando no terceiro passo da locação, podemos definir as configurações de Taxa de administração, repasse e também as notificações.



Escolha o tipo de administração, que são: Locação administrada pela imobiliária, Reter somente 1º aluguel ou Imóvel próprio

Defina a porcentagem da taxa de administração e a porcentagem da taxa do 1° aluguel, lembrando que você também pode parcelar a taxa do primeiro aluguel

Vale ressaltar que, caso a taxa de administração esteja marcada para cobrar menos de 100%, a taxa de administração será cobrada em conjunto, sendo que o cálculo será feito com base no valor restante do aluguel (valor bruto do aluguel - valor da taxa do 1º aluguel = valor restante do aluguel).

Selecione o meio de repasse, ele pode ser manual ou automático (Caso marque a opção automática, será necessário definir também se o repasse terá um dia fixo ou se o repasse vai acontecer em X dias corridos após o recebimento do aluguel, e sempre será necessário dar a baixa no repasse na conta dos locadores.)

👉 Para saber os detalhes da conta dos locadores, clique aqui

Ao lado você define se este imóvel contém a modalidade aluguel garantido (Ao selecionar essa opção é gerado um saldo a pagar automaticamente para o proprietário na tela de contas dos locadores)

Repassar multa e juros para o locador: Marcando esta opção se o locatário pagar a fatura em atraso o valor de multa e juros serão repassados.

Beneficiários: Aqui você define o contato que irá receber o valor de repasse em sua conta bancária, por padrão o Imobzi seleciona o proprietário como beneficiário, mas você pode selecionar outro contato como beneficiário.



É de extrema importância o cadastro da conta bancária no beneficiário e locadores, sempre cadastre essa informação com muita atenção no cadastrado do contato, para que não aconteça nenhum erro no repasse.

Chegando ao fim da terceira aba das locações, podemos gerenciar quais notificações automáticas o Imobzi pode enviar para os contatos da locação.

Último passo das locações

Seguindo para a ultima tela, você pode anexar documentos em sua locação e também selecionar um modelo de contrato, por padrão o Imobzi já contém alguns contratos.

👉 Para saber como parametrizar o seu modelo de contrato, Clique aqui



Clique em concluir para salvar sua nova locação.

Em parâmetros da locação na tela de administrador, você tem a opção de "Quitar automaticamente itens administrados no financeiro ao receber a fatura". Utilizamos essa função para automatizar o processo de quitação dos itens.
Quando essa opção está ativa e a fatura for paga, se houver itens administrados vinculados a essa fatura, o sistema irá quitar automaticamente esses itens e a data de pagamento será a mesma da fatura. Caso você prefira realizar a conciliação bancária e ter um controle mais detalhado sobre o pagamento dos itens administrados, basta desativar essa opção nos parâmetros da locação e realizar a quitação manual dos itens.



Se ainda tiver dúvidas, não hesite em contatar o nosso time de Suporte, para que possamos ajudá-los da melhor forma possível (Como falar com o Suporte?).

Atualizado em: 02/10/2023