Como gerar a Nota Fiscal de maneira automática?

O que é uma nota fiscal?

A nota fiscal é um documento responsável por formalizar qualquer transação de venda que envolve o prestador de serviço ou vendedor, o comprador e os órgãos públicos. O objetivo da Nota Fiscal é prezar pela segurança nos processos envolvendo compra e venda, de ambas as partes. Ela também é válida como recibo e pode ser utilizada para demonstrativo de recolhimento de impostos.

Qual o primeiro passo para realizar a emissão de notas fiscais automáticas no Imobzi?

Antes de realizarmos as configurações da Nota Fiscal Eletrônica no Imobzi é necessário que você consulte a prefeitura da sua cidade para verificar se para a emissão de Notas Fiscais eletrônicas é necessário o Certificado Digital A1. Na maior parte dos casos, será necessário você contratar um Certificado A1 para emitir a NF-e. Também é necessário consultar se você possui o credenciamento junto a Secretaria da Fazenda. Após verificar essas informações, se no seu caso for necessário a contratação do Certificado A1, somente após a contratação deste certificado é que poderemos parametrizar essas informações no Imobzi. Você pode estar realizando a contratação deste certificado através do SERASA, ou outras empresas que comercializam este produto.

Mas o que é um certificado digital?

O Certificado Digital é um documento eletrônico que funciona como a identidade de uma pessoa jurídica. Nele, constam o nome, um número conhecido por chave e outros dados que identificam a empresa na Receita Federal e nos sistemas de gestão. Ou seja, é uma forma de identificar o seu negócio, para que seja possível realizar a emissão das Notas fiscais, em formato eletrônico.

Existem dois tipos de certificados digitais. O certificado digital A1 e A3, mas para realizarmos a emissão das NF-E no Imobzi você deve possuir o certificado Digital A1, que é um arquivo em extensões .PFX ou .P12, e que não depende de cartões ou tokens para seu uso. É importante lembrar que para a utilização do certificado A1, você precisa ter em mãos a senha de acesso encaminhada no momento da aquisição, para inseri-la no campo senha. Feito isto, não é mais necessário informá-la para realizar as emissões de NF-e, pois a mesma, junto com o certificado, são importados uma única vez no Imobzi.

Lembrete: antes de realizar a configuração com o E-notas, é necessário possuir o arquivo do certificado digital A1 e sua senha para instalação. A emissão automática de Nota fiscal está disponível a partir do plano Gestão de locação II

Já possuo o certificado digital A1, como realizar a integração no meu Imobzi?

Agora que você já sabe o que é uma Nota Fiscal Eletrônica e, também qual o tipo de Certificado Digital possivelmente necessário para realizar a emissão automática de Notas Fiscais eletrônicas pelo Imobzi, vamos partir para a configuração do eNotas no Imobzi. Desta forma, acesse o menu vertical esquerdo do Imobzi e selecione a opção: Administrador (ícone da engrenagem) > Integrações > eNotas. veja o Gif abaixo



Agora preencha as informações de sua empresa, vamos lhe explicar os principais campos a serem preenchidos.

Ativo: campo responsável por ativar ou desativar a integração com o Enotas;

Logotipo: Agora que você já habilitamos a integração com o eNotas, você precisa selecionar o seu logotipo, para que o mesmo possa aparecer nas Notas Fiscais emitidas através do Imobzi;

Tipo de emissão: você pode optar por emitir somente ao lançar taxa de administração, ou somente ao repassar;

Produção: este ícone é responsável por ativar ou desativar a produção das notas fiscais;

Opção de Produção: Temos também uma opção chamada Produção. Ao habilitar esta opção, as notas fiscais já serão emitidas em ambiente de produção, sendo as mesmas já encaminhadas à prefeitura;

Nome fantasia: Preencha com o Nome fantasia de sua empresa;

CNPJ: Defina o seu CNPJ;

Inscrição municipal: Após o registro da empresa na Junta Comercial, é necessário o cadastramento na prefeitura do município onde ela está estabelecida. O objetivo é obter o número de identificação municipal. Isso nada mais é do que a permissão de funcionamento de sua empresa;

Inscrição estadual: A principal diferença entre a Inscrição Municipal e a Estadual está no próprio nome. É que uma está vinculada à prefeitura, governo municipal, enquanto a outra está relacionada ao governo do Estado;

e-mail: Insira o seu e-mail;

telefone: preencha com seu telefone;

Descrição do serviço: Descreva a descrição do serviço prestado, neste campo você pode colocar a seguinte informação "Taxa de administração da locação do Imóvel";
O campo da descrição do serviço somente é usado para descrição da nota. A informação inserida nesse campo é enviado ao eNotas, mas a prefeitura não recebe, portanto não irá aparecer nas Notas Fiscais geradas.

insira as informações do seu endereço, caso você comece pelo CEP o endereço já será preenchido automaticamente, você terá que selecionar apenas a cidade;

Configuração de Produção

Serie da NFs: Neste campo você pode preencher NF, A série da NF-e é um número sequencial que define a numeração da nota, mas algumas empresas utilizam mais de uma série, para facilitar a identificação do grupo de notas. Caso já faça emissões de NF-e, procure a última Nota que foi gerada para obter essa informação ou fale com o seu contador;

Número sequencial do lote: Caso você esteja começado agora a emitir NF-e, preencha com o numeral "1", mas caso já faça emissões de NF-e, procure a última Nota que foi gerada para obter essa informação ou fale com o seu contador;

Número sequencial da NFs: Repetindo a mesma instrução para o campo anterior, aqui você deve preencher com o numeral "1", mas caso já faça emissões de NF-e, procure a última Nota que foi gerada, este número também contém a nomenclatura de RPS ou caso tenha dúvidas fale com o seu contador;

Certificado Digital

Agora chegou a hora de você importar dentro de sua plataforma o Certificado Digital. Para isso, você precisa realizar o upload do Certificado Digital A1, conforme já citamos anteriormente. Geralmente, o certificado digital possui extensão .pfx ou .p12. Ao realizar a importação do certificado, clique na opção de Enviar Certificado. Feito isto, basta inserir a senha.



Após inserirmos o certificado, teremos agora que inserir as informações relacionadas às tributações, tais como: Alíquota ISS (2%), Valor PIS (0%), Valor Cofins (0%), Valor CSLL (0%), Valor INSS (0%), Valor IR (0%). Caso você não saiba dessas informações, basta consultar uma NF que já tenha gerado, pois lá terão todos esses dados.



Regime especial de tributação:

Ao clicar na opção de Regime Especial de Tributação, teremos as seguintes informações:

(0)
(1) Microempresa Municipal
(2) Estimativa
(3) Sociedade de Profissionais
(4) Cooperativa
(5) Microempresário Individual (MEI) - Simples Nacional;
(6) Microempresário e Empresa de Pequeno Porte (ME-EPP)

Após definir as tributações, e o tipo de regime especial de tributação, você deve incluir também o código de serviço municipal, Trata-se de um código que deve indicar qual o serviço está sendo prestado, dentre uma lista de serviços normalmente fornecida pela própria prefeitura.

Caso não saiba as porcentagens das tributações, contate seu contador, ou verifique essas informações em sua última NF-e gerada. As tributações são variáveis, e se alteram de acordo com o tipo de sua empresa. Definir um regime tributário é uma atividade complexa e que envolve muita pesquisa e planejamento. Afinal, isso atinge toda a forma de pagamento de impostos e pode provocar um impacto grande no caixa do negócio. Por este motivo, é importante contar com um bom profissional de contabilidade para lhe auxiliar.

Detalhes da emissão da nota fiscal

Você deve ficar atento aos detalhes da emissão da nota fiscal, pois algumas prefeituras, não aceitam a emissão sem o endereço completo do cliente por exemplo.

Chegando ao fim teremos três opções na configuração da NF-e, que podem ser selecionadas.

Incentivador cultural: Incentivador cultural pessoa física ou jurídica, contribuinte do ISSQN, que dá apoio a projetos culturais apreciados na forma da Lei, por meio de doação ou patrocínio.

Optante Simples Nacional: O Simples Nacional é um regime compartilhado de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos aplicável às Microempresas e Empresas de Pequeno Porte

ISS retido na fonte: Nessa modalidade, a retenção do ISS será realizada nos serviços prestados em que o imposto seja devido no local de prestação do serviço, nos casos em que os serviços são prestados em local diferente (outro município) do estabelecimento prestador (sede, filial, escritório).

Após realizar essas configurações, clique no ícone de "check", para salvar

Os campos com o "*" são de preenchimento obrigatório

Realizei a configuração do Enotas, onde vejo as NF geradas? quando elas são geradas?

Após realizar a configuração da Nota Fiscal, acesse o menu vertical esquerdo e procure por Gestão de locação > Notas Fiscais, veja no Gif.



Ao acessar esta aba, veremos todas as notas fiscais geradas. Nós teremos vários status de NF, que vamos lhe explicar.

Todas: Serão exibidas todas as Notas Fiscais geradas naquele determinado período selecionado, independente do status;

Autorizada: Status que sinaliza que a Nota Fiscal foi aceita pela prefeitura;

Pendente: Esse status significa que a Nota Fiscal foi enviada, mas ainda está em análise. O tempo para essa análise é bem pequeno, na faixa de segundos;

Negada: Quando a Nota fiscal conter esse status, significa que é necessário realizar alguma correção na Nota fiscal deste cliente (iremos mostrar logo mais como fazer isto).
Cancelada: Status para Notas Fiscais canceladas;

Cancelamento Negado: Representa as Notas Fiscais que foram canceladas, mas por algum motivo tiveram seu cancelamento negado pela prefeitura;

Quando a nota fiscal é gerada?

Antes de simularmos o processo da geração de Nota Fiscal, devemos primeiramente nos recordar a configuração que parametrizamos relacionada ao momento em que a Nota Fiscal seria gerada. Se a mesma seria emitida ao lançarmos a Taxa de Administração ou se seria emitida somente ao repassar. Antes de prosseguirmos aqui, acesse novamente a integração do eNotas em Administrador > Integrações > eNotas.

A NF-e pode ser gerada através de duas formas:

Emitir ao lançar a taxa de administração;
Emitir somente ao repassar.

Já em relação ao valor que é emitido na NF-e, o mesmo se refere ao valor da comissão, ou seja, o valor da taxa de administração. Desta forma, caso uma imobiliária não prestasse este serviço, ela não precisaria emitir a Nota Fiscal.

A nota deve ser emitida tanto por imobiliárias que possuam CNPJ, quanto por profissionais autônomos. Portanto, ela é a garantia de que o serviço foi prestado. Sobretudo, é necessário analisar se a sua imobiliária deve e pode emitir a NFS-e.
Para aqueles que realizam apenas a venda de um imóvel, loteamento, entre outros, não é necessária a emissão da nota fiscal, assim como quem apenas recebe o aluguel. Todavia, para quem realiza a intermediação da locação ou da venda, a administração da locação, entre outros, podem e devem emitir a nota fiscal de serviço.

Resumindo, quando você acessar a tela de Notas Fiscais, você verá que o valor da nota se refere ao valor retido da Taxa de Administração, na tela de Conta de Locadores. Sendo assim, após o pagamento do aluguel pelo locatário, a Nota Fiscal será emitida expressando o valor da comissão da imobiliária, em relação a administração daquela determinada locação.

Clique aqui para saber mais sobre o repasse na tela de conta dos locadores

A nota Fiscal está com o Status de negada. O que fazer?

Você consegue visualizar o porque disto, clicando nos "três pontinhos" do lado direito da nota. Será aberto duas opções. selecione "mostrar log" para visualizar a informação que você deve corrigir no cadastro de seu cliente.

Clique aqui para saber mais sobre Notas Fiscais negadas



Geralmente, a nota fiscal pode estar como negada porque no cadastro de seu locador, não contém o endereço completo por exemplo, para corrigir, acesse o cadastro deste locador na aba de contatos

Clique aqui para saber os principais detalhes da tela de contatos

Já realizei a correção do cadastro do contato, como reenviar a NF-e?

Para reenviar a nota fiscal novamente, acesse a aba de Gestão de locação > Notas fiscais, clique nos "três pontinhos" da NF que está negada. Ao abrir as opções, clique em Reenviar Nota Fiscal



Pronto! agora é aguardar a nota fiscal ser enviada novamente, se estiver tudo certo ela ficará com o status de autorizada e será entregue automaticamente para o e-mail de seu contato.

Para que a Nota Fiscal seja entregue de forma automática, é necessário que no cadastro de seu contato tenha o e-mail preenchido corretamente.

Meu contato não possui e-mail, oque fazer?

Neste caso você pode salvar um PDF desta Nota fiscal, clicando nos "três pontinhos" do lado direito da mesma, depois selecione a opção visualizar



Clicando em visualizar, você pode salvar o arquivo PDF em sua máquina.

Se ainda tiver dúvidas, não hesite em contatar o nosso time de Suporte, para que possamos ajudá-los da melhor forma possível Como falar com o Suporte?

Atualizado em: 04/08/2023